更新日期：2024.01.06 作者：翁順法｜FAHAHA
當你得知自己需要上台簡報後，你習慣怎麼開始準備呢？
1. 查資料，貼到簡報軟體後，開始整理設計
2. 先上網找個順眼的模版，再慢慢填入內容
這是個陷阱題。
因為不管你選擇上方哪一個答案，都陷入了簡報準備流程的「陷阱」。意思是，你選擇了一個看似快速有產出，但實際上卻可能拖慢進度，甚至造成簡報失敗的策略。
怎麼說呢？因為有可能你花了很多時間設計的投影片根本不重要；或是簡報方向完全出了問題，直接做白工。
多數的職場簡報情境，都會有明確的溝通目的。因此，建議在正式製作簡報前，要先把三件事搞清楚：
1. 講給誰聽？
2.為何要講？
3.要講什麼？
一、講給誰聽
一個產品會有主要的目標消費族群，並針對這個群體來制定行銷策略，才可能會賣得好。如果某個產品想要滿足所有市場，那最後有很大的機會誰都不喜歡。
同樣道理，一場簡報也會有主要的目標聽眾，我們要試著先找出關鍵的人是誰，才能針對他的需求、狀態、動機等等，來訂定簡報策略。
在實務的簡報溝通情境中，有兩種可能情況：
1. 聽眾只有一位
舉例來說，你被要求負責某個專案，關鍵聽眾可能就是委託人。
這種情況就單純很多，只要針對此人的需求、期待、問題等進行準備。
2.聽眾組成多元
面對這種情況，有兩種做法：
① 縮小範圍：試著找到「此時此刻」有決定權的一群人或個人。
② 呈現差異：透過大綱讓聽眾了解規劃，鎖定自身關注的部分。
如果我們想要滿足所有人，最後可能誰都不討好。
至於具體而言要怎麼分析聽眾，可以參考這篇文章：《如何分析關鍵受眾，有效準備一場簡報？》
二、為何要講
目的，永遠是每場簡報最重要的事。
準備一場簡報時，你可以從兩個角度拆解目的：
1. 講者的角度
身為講者，你期待從這場簡報中獲得什麼？
是爭取到預算、資源嗎？是獲取主管信任嗎？是傳遞重要的想法或技能嗎？是讓更多人認識你嗎？
以終為始，從目的出發，你才能決定手段，決定哪些內容該留、哪些該刪。
2. 聽眾的角度
為什麼聽眾要聽？聽了有什麼好處？不聽有什麼損失？聽眾的期待和恐懼是什麼？需求和問題是什麼？
當我們越了解聽眾，就越能抓住聽眾的注意力，設計出符合期待、有重點的簡報。
有句老話說「知己知彼，百戰百勝」，其實就是這個道理。
三、要講什麼
當想清楚「講給誰聽」與「為何要講」，才開始思考：要講什麼內容。
《說一場有故事的簡報》建議我們先寫出一個三分鐘版本的簡報內容，結構如下：
1.情節：你為觀眾設置的背景
2.轉折：觀眾需知道的新訊息
3.結局：希望聽眾採取的行動
寫出三分鐘的精簡版最大的好處，是幫助我們去蕪存菁，只留下簡報中最重要的內容。
一旦三分鐘版本完成，我們也能夠很彈性地根據簡報時間的限制，將故事進行擴展或壓縮。
最後，我們要問自己：如果只能用一句話具體說明，這次到底要跟聽眾說什麼？
這是很重要的一件事。因為如果你無法簡單的說，代表你想的還不夠清楚，這樣第一次接觸主題的聽眾，就更可能會聽不懂。
總結
管理學有句名言：
別用戰術上的勤勞，掩蓋戰略上的懶惰。
在得知需要登台簡報後，不要急著打開簡報軟體，不小心陷入低層次的努力之中，而是應該先想清楚：講給誰聽？為何要講？要講什麼？
當我們把這些問題想清楚，才能精準簡報，有效溝通，也達成目標。
延伸閱讀：簡報，到底該怎麼說重點
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