更新日期：2024.01.13 作者：FAHAHA｜翁順法
職場工作者製作簡報的時候，常需要透過表格來彙整資訊。
在 PowerPoint 中，製作表格並不困難，但製作一個兼具質感與易讀性的表格，就沒那麼容易了。
若簡報者只是單純的把數字填入表格，或是加上一些無關緊要的視覺元素來「裝飾」，那對資訊傳遞的實質益處不大，聽眾仍然需要花費不少心力來看懂表格。
這篇文章要跟大家分享表格設計的五個重點，幫助你提升表格的易讀性和質感，提升簡報溝通的效率。
這五個重點分別是：
① 目的釐清
② 內文對齊
③ 元素精簡
④ 重點凸顯
⑤ 細節優化
準備好讓你的表格快速升級了嗎？那我們開始吧！
一、目的釐清
首先，我們要先想清楚：表格是用來單純彙整資料，還是傳達你在數據中的發現呢？
第一種：彙整資料
彙整資料就是將所有訊息放入表格中，讓聽眾自行閱讀，自行推出心中的結論，或是從中找到自己關注的資訊。
這類表格重視完整性，目的是幫助讀者節省整理資料的時間。比如下圖：客戶佔比與營收占比。
不過這類型的表格，不太適合用在表達型的簡報。你可以想一下：如果你上台只是照唸表格的內容，那為什麼讓聽眾自行閱讀資料就好呢？
上台簡報，是要幫助聽眾用更短的時間掌握關鍵重點、進行合理的決策。
因此，表格的第二個目的是傳遞發現（finding）。
第二種：傳遞發現
傳遞發現，或是有人會說「洞見」（insight），意思是你幫讀者消化過一遍，告訴他們：從表格資料能讀出什麼重要訊息？下一步的建議行動是什麼？
舉上方圖一為例，你能從表格的數據中，發現哪些訊息呢？能否針對你的觀察給出行銷或策略上的建議？
仔細一看你會發現：
鑽石級會員的客戶佔比只有 2%，但帶來的營收卻有 21%，因此或許可以想辦法提升此會員的人數；相反的，高級會員佔了 39%，卻只貢獻營收的 15%，因此可能需要調整一些方案。
這就是 finding 或 insight。你不僅告訴聽眾「是什麼」（What），還告訴聽眾「所以呢」（So What）。
如果是第二種目的，也可以思考投影片是否能用其他圖表，如：長條圖、橫條圖、折線圖等來呈現邏輯，讓你的發現更容易理解。（延伸閱讀：簡報圖表設計：基本觀念、圖表選擇到設計細節全解析）
二、內文對齊
好的對齊，能夠讓表格更協調、更好看。
怎麼對齊方式比較好呢？這裡分享幾點給大家參考：
1. 數字靠右對齊，容易比較大小
2. 全部上下置中（PowerPoint預設為靠上）
第二點的調整方式：
- 點選表格
- 選擇版面配置
- 調整文字對齊方式
三、元素精簡
在簡報設計中，我們要盡可能地移除不必要的雜訊，才能將重要的訊息凸顯出來。
很奇特的是，在表格設計中，表格本身可能就是最大的雜訊，我們要巧妙的精簡表格。
通常有三件事要精簡，我們逐一解釋：
1. 線條的精簡
根據格式塔原理中的封閉原則，當缺乏部分元素時，人的眼睛會自動補全，視為完整的形狀。
這句話看起來有些抽象，但簡單來說就是：我們可以大膽去除表格外框與不必要的欄線，讓畫面看起來更乾淨簡潔。
2. 色塊的精簡
PowerPoint 中預設的表格，是深淺藍色交疊的設計。
但這樣的設計，反而容易誤導聽眾理解，或是讓表格變得難以閱讀。
我自己的製作習慣不會使用交疊的色塊，這並不會影響理解，還會讓表格變得更簡約舒適。
3. 數字的精簡
當表格的數字太大，會讓畫面看起來複雜，這時只要微調一下單位，就能讓表格看起來變得更簡潔。
比如說把「人」、「元」變成「千人」、「千元」。
四、重點凸顯
延續第三點的元素精簡，第四點我們要聊如何凸顯重點。
常見的設計方式有以下幾種：文字加粗、填入網底（或外框）、次要資訊刷淡。
五、細節優化
最後補充兩點表格製作的細節。
1. 專業術語要說明
如果你簡報的對象有跨部門、跨職位，那麼就要注意表格上是否有聽眾可能看不懂的名詞，並貼心的附上說明。
2. 千分位記得分隔
什麼是千分位的分隔？比如：1000，你就可以把它標示為1,000。這樣做可以幫助聽眾快更快了解數值的大小，以便比較。
兩個細節有到位，簡報也會更專業。
總結
這篇文章，談了五個讓表格優化的重點，分別是：
① 目的釐清：彙整資訊 or 傳遞發現
② 內文對齊：數字靠右、上下置中
③ 元素精簡：線條、色塊、數字
④ 重點凸顯：文字加粗、填入網底（或外框）、次要資訊刷淡
⑤ 細節優化：專業術語要說明、千分位記得分隔
希望這篇文章對你有幫助！
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