撰寫日期:2024.01.03 作者:FAHAHA|翁順法
在正式簡報前,若能獲得真實回饋並即時修正,便能打造出更具說服力與吸引力的簡報。
千萬不要「悶聲憋大絕」。平時缺乏溝通,期待著簡報當天要帶給聽眾「大驚喜」,這樣做…往往只會帶來「驚嚇」。
職場簡報並不是一場表演,主要是用來交換資訊和引導決策,並不需要過多誇張的戲劇性表現。
有些人不做事前溝通,可能是怕麻煩,或是擔心尋求回饋的過程被否定、批判、質疑。
但事實上,這只是在逃避而已。沒聽見問題不代表沒有問題,不討論只會增加後期調整的困難。
在重要的簡報情境中,提早溝通、接收反饋,才是有效的手段。
在正式簡報前,選擇合適的回饋對象至關重要。具體來說,可從以下三個角度出發:
一、與關鍵決策者溝通,積極迎戰
事前尋求回饋最理想的對象即為「關鍵決策者」,他們擁有決定你簡報成敗的權力。以提案來說,可能是你的客戶、主管,或其他能夠影響最終結果的人。
在正式提案之前,建議提前與關鍵決策者進行溝通,以洞悉其意見。若意見有分歧,應表達理解,並努力將對方的想法融入提案中,持續進行深入討論。
我們要知道,若關鍵決策者對提案不滿意,他們不會等到正式會議時,突然就轉變態度,變為支持者。
因此,事前的溝通目標在於將反對者轉為中立,甚至贏得支持,來提高當天提案成功的機會。
簡報,在開始之前就結束了。
透過與關鍵決策者主動溝通,能及時掌握重要資訊,提升正式簡報的成果。
二、發掘問題,尋求專業意見
有時候,直接與關鍵決策者對話並非易事,這時可以尋找相關領域的專家進行討論。
專家,是指那些在特定領域擁有豐富經驗、深厚眼界和高度知識的人,他們能夠幫助你發現簡報中可能存在的問題和潛在機會,並提供有建設性的建議。
舉例來說,許多創業團隊在爭取政府標案前,常先請教簡報顧問公司,以獲得從結構邏輯、簡報設計、到溝通說服等方面的專業建議,提高提案成功的機會。
對於一般工作者而言,在重要的簡報場合,也可以尋求專家或前輩的指導,評估內容方向是否存在嚴重缺失、是否展現足夠的專業性,以及是否滿足聽眾的期望和需求,有效指引簡報內容的提升方向。
三、深入專業,向初學者尋求啟示
在與一般民眾分享專業知識的簡報情境中,尋求回饋的最佳對象可能不是專業人士,而是初學者。
在某個領域深耕後,我們可能陷入「知識的詛咒」,對很多事情覺得理所當然,卻忽略了外界的理解程度。因此,向初心者尋求回饋有助於將專業複雜的內容簡化,並練習以更易理解的方式表達。
舉例而言,一位教 AIGC 的線上課程的講師,為確保初學者理解內容,可能會找一位對AI工具完全不熟悉的小白,仔細記錄他在學習過程中遇到的困難,試圖以更清晰簡單的方式進行解釋。
再舉一例,如果你是一位醫療專業人士,準備對一般民眾進行衛教,可以先向家中的長輩傳達相關資訊,判斷他們是否能夠理解。這樣的回饋往往能夠提供實際、初手的觀點,有助於簡報的準備與改進。
總結
職場簡報的成功關鍵,在於不怕開口、主動尋求回饋。這將有助於即時調整簡報,打造更具說服力和吸引力的簡報。
針對不同目的和情境,可找到以下合適的回饋者:
1. 正面迎戰,找決策者: 事前與關鍵決策者溝通,努力轉化潛在反對為支持,提高提案成功機會。
2. 挖掘潛在,找專家: 無法直接與決策者對話時,尋求領域專家的建議,解決可能存在的問題,提升簡報品質。
3. 傳遞專業,找小白: 在向一般民眾分享專業知識時,尋求初學者的回饋,幫助將專業內容簡單化,使之更易理解。
最後,分享一句我印象很深刻的話:「寧可被問題拍肩膀,也不要被現實抽耳光。」
在正式簡報前積極尋求回饋,有助於放下美好的幻想,面對真正的問題,提前調整和充分準備,這才是聰明的作法。
若有簡報內訓、一對一諮詢、簡報設計的需求,歡迎來信討論。
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