【簡報專欄:如何進行聽眾分析,有效準備一場簡報?】

更新日期:2021.12.06 作者:FAHAHA|翁順法

在《表達力專欄:如何有效準備一場簡報?知道題目後要先搞清楚的三件事》這篇文章中我們提到,拿到簡報題目後應該要先思考:講給誰聽目標為何時間多久

為什麼不能劈頭就做呢?因為簡報不是一場自我滿足的表演,而是協助聽眾解決問題、滿足需求的過程。是否能夠解決聽眾問題或滿足需求,是簡報成功與否的判斷準則。

那簡報成功與否,是誰說的算呢?不是簡報者,是台下的聽眾。即便簡報者認為自己說的很棒、PPT超美,但聽眾覺得沒收穫也沒用;相反的,即使簡報者認為自己表現不如預期,但只要聽眾認為收穫滿滿,那就算是一場成功的簡報。

既然如此,能否正確的分析聽眾、理解聽眾,並作出合適的準備,就成了簡報者不可或缺的能力。

分析聽眾能夠讓我們知道三件事:講給誰聽、要講什麼、要如何講。

這篇文章要跟你分享的,是分析聽眾的三個技巧:

1. 根據權力分析,知道講給誰聽
2. 根據需求狀態,知道要講什麼
3. 根據聽眾特質,知道如何表達

準備好了嗎?那我們開始吧!


關鍵聽眾 示意圖 photo by xFrame

一、根據權力分析,知道講給誰聽

分析聽眾的第一步,是要找出最關鍵的聽眾,並根據關鍵聽眾,決定自己的準備方向。

那我們要如何知道自己的「關鍵聽眾」是誰呢?答案是:誰有最終結果的「決定權」,就講給誰聽。

舉例來說。

簡報比賽是為了爭取評審認可、脫穎而出,「決定權」在評審身上,應該將少數評審視為主要對象,而不是人數較多的聽眾。

再舉個例子。

選舉是為了爭取多數選民的認可,獲得更高票。「權力」在選民身上,候選人要盡量獲得多數選民的認可,而不是滿足少數的精英。

再舉個例子,你就完全懂了。

曾經有個碩士生問我一個問題,他說最近在準備一個報告,教授希望他跟其他同學介紹這些醫管的專有名詞。

他的問題是,介紹這些詞彙,怕其他同學很無聊,要不要加入其他有趣的元素。

他的擔心是合理的,但是我告訴他:應該先去了解教授要他們報告的主要目的,以及教授過去喜好的報告模式,再決定要用什麼方式呈現。

原因很簡單,因為最後報告的成績不是同學給的,而是教授給的。「權力」在教授身上,就應該針對教授去思考策略,才能達成目的。


講到這裡,或許有人心中會有疑問:「如果只講給一群人、甚至一個人聽,其他人不就可能會不喜歡嗎?

這是很棒的思考。

不過,簡報既然是一種策略,就一定有取捨。

想要滿足每一位聽眾,是許多講者的典型思維誤區。就如一個想要討好所有消費者的產品註定會滯銷,一場想要討好所有聽眾的簡報也很可能會失敗。

在很多簡報場合,同時滿足所有人是不太可能的。我們可以努力尋找聽眾需求的交集,但必要時候還是要從「影響結果的關鍵聽眾」出發,勇敢的做出取捨。


根據需求設定簡報目標 示意圖 photo by xFrame

二、根據需求狀態,知道要講什麼

分析聽眾的第二個方向,是思考他們的「需求」與「狀態」為何,並針對這兩者,決定簡報內容的比重分配。

1. 評估聽眾需求

了解聽眾的主要需求,才能幫助我們準備合適的內容。

如何了解聽眾的需求呢?可以透過提問訪談、問卷調查,或是反思自身經驗,來具體化需求。

通常可以往知識資訊、技能、態度三面向去思考,找到簡報的目標。也就是思考:簡報結束後,聽眾會希望獲得哪些資訊/技能/態度呢?

針對聽眾的需求進行簡報,才能獲得較高的滿意度。

舉例來說,PPT實作課中,學員最主要的需求是學會操作技能,那在有限時間內,簡報教學者就應該少說點理論,多一點實作時間,對學員來說才是真正能滿足需求的課程安排。

又或者說,主管找你報告某個主題,你必須了解主管期待看到的重點有哪些,才能精準的籌備內容。


2. 了解聽眾狀態

當聽眾對於某個主題還不熟悉時,可能就無法具體的表達需求,或是需求並不符合學習真實的使用情境。

以簡報教學為例。缺乏經驗或概念模糊的學習者,學習前的需求常常是「哪裡有簡報模板可以套」、「圖片圖庫的免費資源」、「怎麼做出酷炫的動畫」…等,但上課完之後才會知道,如何清楚、有效率的傳遞資訊才是重點。

因此,我們可以分析聽眾的狀態,來思考簡報目標與準備的方向。

這邊,我們參考劉奕酉老師的著作:《我用模組化簡報解決99.9%的工作難題》提到的「簡報受眾體驗」路徑來說明。

簡單來說,一場簡報中,受眾可能會有四種狀態,分別是:知道、理解、認同、行動

每一種狀態之間的轉換重點不同,我們要根據聽眾的狀態,設定不同的簡報目標,讓聽眾往下一階段邁進。


以過去學員的【醫療勞權演講】為例。這位學員是某醫學中心的工會顧問,要到某大學對醫學生演講,傳達醫療人員重視自身勞權的重要性。

我們根據聽眾不同的狀態階段,討論相對應的簡報目標及因應策略。

聽眾階段簡報目標因應策略
知道→理解讓聽眾了解勞權到底是什麼?(傳遞知識/資訊)思考口訣、多用比喻讓聽眾容易記憶學習
理解→認同讓聽眾認同維護自身勞權是重要的(改變態度)用數據、案例、邏輯說服聽眾為何要重視
認同→行動讓聽眾了解要做什麼、如何開始?(方法或技能)給予行動的動力和勇氣,並協助拆解步驟
FAHAHA|翁順法 簡報教學 聽眾分析技巧

了解不同狀態聽眾各自的簡報重點後,就可以根據聽眾的狀態組成、演講時間的長短,準備更合適的簡報內容。

比如說:多數聽眾對於勞權毫無概念,那就要多分配時間在講解勞權的基本觀念;如果多數學生都懂勞權,只是遲遲沒有付出行動,那就要鼓勵他們行動,並且告訴他們可以從什麼開始做起。


根據聽眾特質,決定表達策略 示意圖 photo by xFrame

三、根據聽眾特質,決定如何表達

聽眾分析的第三個方向,是從聽眾的「特質」分析。

聽眾的特質,會決定不同的表達策略。通常我會從:動機強/弱、主動/被動、理性/感性,這三個角度思考。

1. 聽眾動機強弱,決定鋪陳長短

身為簡報者,我們會遇到兩種不同類型的聽眾,一種是主動參與、動機強烈,另一種則是被動參加、動機薄弱。

面對不同類型的聽眾,我們要採取不同的策略,才能達成簡報目標。

針對動機強的聽眾,只要簡單開場,說明目的及大綱,就可以進入內容;但針對動機弱的聽眾,則必須在開場花點時間鋪陳,吸引聽眾的動機和好奇,才能引導聽眾進入簡報內容。

那要如何事先知道聽眾的動機強弱,還安排開場呢?

如果是對內的報告,那就很簡單,你應該會知道簡報的情境,聽眾參與的理由,所以可以很清楚的判斷;如果是對外的演講、授課,那就在課前詢問一下主要洽談的人,或是做個課前問卷,來了解聽眾的情形。

(延伸閱讀:表達力專欄:如何設計吸引人的簡報開場?三個關鍵及四大經典技巧


2. 聽眾主動被動,決定互動方式

一場簡報中,會有積極主動發表想法的人,也會害羞內向暗自學習的人。

了解聽眾的組成,才能決定簡報中與聽眾的互動方式。

面對願意積極發表意見的聽眾,不影響簡報目標的情況,多一些發表的機會,讓他們表現自己,展現所學,活動氣氛;而面對害羞內向的聽眾,也不用勉強他們,不影響教學目標的情況,讓互動簡單一些,也是一種體貼。

這個可以在簡報的當下,再根據現場情況做彈性的調整。


3. 聽眾理性感性,決定如何敘述

第三個角度,我們可以針對聽眾屬於理性人還是感性人,決定簡報內容的組成。

當聽眾理性嚴謹、善於分析的組成,簡報內容就要用數據支撐,邏輯展示,才能讓聽眾投入並信服;當聽眾感性柔情、充滿創意,簡報內容就能多講故事、個人啟發來使聽眾沈浸於簡報之中。

如何判斷聽眾的特質呢?對內報告一樣是靠觀察,對外報告則是會根據產業、說話方式、行事風格、個人經驗等來做判斷。

(延伸閱讀:《溝通力專欄:讓人無法拒絕的四色人格溝通 閱讀心得


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總結 示意圖 Photo by Ann H on Pexels.com

總結

這篇文章在談如何分析聽眾,幫助我們有效的準備一場簡報。

需要分析聽眾的原因,是因為多數簡報不是個人的表演,而是滿足聽眾需求、解決聽眾問題的過程。

文中我們提到了三個技巧,分別是:

1. 根據權力分析,知道講給誰聽
2. 根據需求狀態,知道要講什麼
3. 根據聽眾特質,知道如何表達

聽眾是簡報成敗的斷定者,因此聽眾分析是影響簡報成敗的重要關鍵。

養成受眾思維,凡事多為對方想一步,簡報溝通的效果就會大大提升。

只有學會分析聽眾,你才能踏入簡報的世界。


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