更新日期：2024.01.06 ；更新日期：2026.08.25
很多人在報告時，都會遇到一個問題，就是被主管、聽眾說「簡報沒重點」。
遇到這樣的情況，不少人的第一個反應是去學表達技巧，例如 PREP、SCQA。
這些方法當然有幫助，但更多時候，真正的問題並不是不會說，而是從一開始就沒有想清楚。導致看每個資訊看起來都很重要，什麼都想講，不知道怎麼篩選與取捨。
因此，在開始製作簡報之前，我通常會先處理三件事：釐清目的、設定目標、分析聽眾。這三件事看起來很基本，卻會直接決定一場簡報到底有沒有重點。
文章大綱
一、釐清目的：為什麼會有這場簡報？
在接到一個簡報任務後，你通常會怎麼開始？
我之前還在醫院工作時，有一次主管請我製作一份「用氧病人照護措施」的簡報，要在晨會中進行報告。
收到這個任務後，我把單位內相關的資料全部印出來，開始閱讀、畫重點、整理心智圖，最後還做成一份圖文並茂的簡報，認真練習。
結果，報告結束後，護理長告訴我：「感覺得出順法簡報能力不錯，但是……」
接著她說：「會有這場簡報，主要是因為病房最近用氧病人比較多，我希望你透過準備這場簡報，更清楚氧氣設備怎麼安裝、怎麼使用。」
我當下才發現：我完全搞錯方向了。
後來隨著我的工作經驗漸長，以及接觸更多的職場人士，我才發現很多工作者都有類似的經驗。花了很多時間、投入很多力氣，最後才發現自己根本做錯重點。
而在真實職場中，我們最後看的往往是成果與貢獻，不是你有多努力。
所以，在準備簡報，甚至是處理任何一項工作任務之前，都應該先問「為什麼」，這會直接影響後續的準備方向。
舉例來說，我每次接到企業課程邀約時，除了了解主題、對象、期待、費用等資訊外，我一定都會問對方：「為什麼會有這場培訓？」
如果對方是因為同仁開會沒有效率、報告總是抓不到重點，希望透過培訓解決具體問題，那我就會進一步透過問卷、需求訪談，找出真正需要處理的核心問題。因為有時候客戶提出來的問題，不一定就是真正的問題。
但如果這場培訓只是因為年度預算還有額度，希望安排一場活動，那準備方式就可能完全不同。這時候，與其把內容設計得過於艱深，可能更適合安排得輕鬆、有趣，讓學員有所啟發。
過去我也曾經因為對於動機的「敏銳度不足」，導致我用力過猛的提案，嚇跑了對方。
記得，任何簡報先釐清目的，先問為什麼，才能避免在錯誤的地方努力。
二、目標設定：希望簡報結束後，發生什麼改變？
很多人無法判斷重點為何，是因為缺乏明確的目標意識
在準備內容之前，我們要先以終為始的思考：這場簡報到底怎樣才算成功？
可能是讓客戶願意採購產品；可能是至少同意進行下一次會議；可能是讓主管支持某個方案，願意投入預算與資源；也可能是讓一般民眾理解一件事情的重要性，進一步產生行為改變……
當這個目標越清楚，我們就越容易判斷什麼要著重講、什麼要講但不用多、什麼其實可以刪掉。
以法說會為例。
你認為怎麼才算是一場「成功」的法說會簡報？
我的答案是：讓股東與投資人更理解公司的經營成果、價值與未來性，進而建立或強化投資信心。
這就是簡報目標。因此，我們從目標反推，就會知道有限的時間中，我們應該聚焦在營收成長、產品優勢、未來趨勢等，讓聽眾用簡單的方式知道——我把錢給你們，是有機會賺錢的！
至於某個實驗得到什麼結果、某項技術克服了什麼困難、研發團隊花了多久完成驗證…這些對於內部研發者來說可能「重要」，但對於簡報來說不一定是「重點」。如果過於聚焦技術細節，聽眾不一定有興趣，也很可能聽不懂，無法幫助他們做出「符合溝通目標」的選擇。
講到這邊，我們要有一個重要的觀念：重點不是絕對的，而是相對於目標存在的。
如果你不知道要往哪裡去，那你往哪裡走其實並不重要
《愛麗絲夢遊仙境》中有一段很經典的對話。
愛麗絲在森林裡迷路，遇見柴郡貓，她問：「請問我該往哪裡走？」
柴郡貓則反問她：「你想去哪裡？」
愛麗絲回答：「我不知道。」
柴郡貓便告訴她，如果不知道要去哪裡，那往哪裡走其實都差不多。
簡報也是一樣。
如果你不知道自己最後想把聽眾帶去哪裡，在內容準備上就等於失去了方向。資料再多、做得再完整，也很難判斷哪些才是真正重要的內容。
三、聽眾分析：針對目標，聽眾會有哪些疑問？
簡報，是講者帶著聽眾從起點走向終點（講者目標）的過程。
在一場簡報中，我們可能希望聽眾從不知道到知道、從不理解到理解、從不認同到認同，甚至從原本沒有意願，到最後願意採取行動。
但不論如何，有說服力的簡報，就是要讓改變發生。
所以，除了想清楚「我要把他帶去哪裡」，還要再問另一個問題：為什麼聽眾要跟著我走？
不太愉快的溝通案例
之前曾經有一個單位邀請我擔任論壇講師。
對方一開始幾乎沒有提供任何活動資訊，只詢問我某個時段是否有意願擔任講師。我回覆目前資訊不足，希望先了解論壇的主題、對象、目標、期待內容、地點與費用，才有辦法判斷自己是否適合。
沒想到，對方後來只提供了一個相當模糊的參加對象，並表示主題、目標與分享內容可以由我自己決定，他們再協助宣傳與招生。
最後我決定婉拒這次合作。
回頭來看，這其實是一個很典型的溝通案例。對方很清楚自己的目標，也就是希望找到講師、順利把論壇辦起來，卻沒有站在講師的角度思考：
「為什麼我要答應這個邀約？」
甚至，如果連活動本身的定位都還不清楚，也很難進一步回答學員：
「為什麼我要報名這場論壇？」
這也是簡報中很常見的問題。我們往往很清楚自己希望對方做什麼，卻忘了先回答：對方為什麼要配合？
換位思考：站在對方的角度，思考他的期待、擔心與懷疑
如果把剛剛的講師邀約當成例子，站在我的角度，其實很自然就會出現幾類問題。
第一個是期待：這個邀約對我有什麼價值？
例如，論壇的主題是否符合我的專業？參加者是不是我希望接觸的對象？這次分享能不能帶來有意義的交流、合作機會，或至少是一場值得投入時間的活動？
第二個是擔心：如果我答應了，需要付出什麼？
我要花多少時間準備？活動在哪裡？需要交通或住宿嗎？現場形式是演講、座談還是工作坊？如果主辦方連活動定位都還不清楚，後續溝通會不會需要投入很多額外時間？
第三個是懷疑：我為什麼相信這是一場值得合作的活動？
主辦單位過去有沒有相關經驗？目前預計邀請哪些講者？活動真的招得到目標學員嗎？主辦方對這場論壇的規劃是否成熟？
當這些問題沒有被回答，我自然很難做出決策。
簡報也是一樣。
當我們希望主管支持方案、客戶採購產品，或合作夥伴加入計畫時，可以先不要急著整理「我要講什麼」，而是先站到對方的位置，問自己三件事：
他期待得到什麼？他擔心付出什麼？他又會懷疑什麼？
把這些問題列出來，其實也就是在整理這場簡報真正需要回答的核心問題。
真正有說服力的簡報，不只是證明自己的方案有多好，而是能夠回答聽眾心中的問題。
總結：製作簡報前，先想清楚這三件事
「上台報告總是沒重點到底該怎麼辦？」看完這篇文章，你應該有能力回答這個問題。
首先，我們要釐清目的，知道為什麼會有這場簡報，確保方向正確。
再來，我們要設定目標，確認簡報的終點在哪裡？成功的簡報如何定義？
最後，站在聽眾的角度思考，他為什麼改變？為什麼要走到我們期待的終點？
想清楚這三件事之後，我們對「什麼才是重點」的判斷就會清楚很多，也更知道有限的時間應該花在哪裡。
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