更新日期：2021.12.08 作者：FAHAHA｜翁順法
上大學之後，可能你沒夜衝過、沒上過早八、沒交過女朋友，但你一定經歷過一件事:團體報告。
團體報告可能是期末作業，報告給老師聽；可能是踏出校門，報告給民眾聽，如：民眾衛教；可能是進到會議廳，報告給業界人士聽，如創意提案簡報…
總之，只要你是大學生，基本上都參與過團體報告。
然而團體報告卻是很多大學生的夢魘。
除了「準備上台簡報」這件事本身困難之外，組員間的互相合作也是一門學問，如果遇到那種多一事不如少一事的豬隊友，有人就要一個人做十件事。
久而久之，大家就對於團體報告失去了動力，反正多做事和少做事還不是都拿同分。
但我們在指責隔壁同學是豬隊友時，其實也要站在善意的角度想想，他是真的故意擺爛，還是其實不知道可以做什麼？
就我的觀察，團體報告中的的「擺爛」，常常是因組員「溝通不良」所導致。
由於組長管理經驗不足，或是大家尚未養成合作的默契和能力，導致任務分配不均、職責不明，讓很多人不知道自己可以怎麼幫忙。
比如說拿到一個題目後，組長隨機分配：同學A、B、C負責查資料；D、E負責做PPT；F、G負責上台報告…這種分工方式就容易在「實際執行的過程」出現問題，讓一些同學無所適從。
那到底怎麼準備團體報告呢？就是這篇文章想跟你分享的內容。
這篇文章，是我根據從大一到大四的團體報告經驗，嘗試製作的「團體報告準備流程模板」。共三階段、十步驟，從前期準備到上台報告該做什麼都寫給你了。
那我們開始吧！
接下來，我會以大學時期某次對外的衛教【肌少症】為案例說明。你可以按照自己的情況進行微調。
第一階段:準備期
第1步:各項資源盤點 :
確定簡報題目後，組長應該像個軍師，帶領組員仔細釐清一下現況，以及有什麼可用的資源。
- 時間資源:衛教時間有多長？準備時間有多長？
- 人力資源:小組有幾個人，人力越多，能讓報告更專業精緻
- 財力資源:學校、單位有沒有提供金錢、獎品、教材的幫忙
（延伸閱讀：《簡報觀念養成：磨刀不誤砍柴工-拿到簡報題目後你一定要先搞清楚的三件事》）
第2步:設定簡報目標
確定時間、人力、物力後，第二步就要來設定這次簡報的目標。
簡報結束後，你想讓聽眾獲得什麼？以終為始的思考能夠讓我們更有方向的準備，而不是瞎忙。
設定簡報目標的訣竅如下，你想讓聽眾認識什麼？會做什麼？養成什麼？
1.想讓民眾認識哪些健康觀念
2.想讓民眾學習哪些健康技能
3.想讓民眾養成哪些健康態度
以「肌少症」這個主題為例，我們設定的衛教目標如下:
| 健康觀念 | 健康技能 | 健康態度 | |
| 衛 教 目 標 | 1.認識肌少症定義 2.了解肌少症的危險因子 3.明白肌少症造成的傷害 4.知道如何預防及治療肌少症 | 1.正確執行預防肌少症之運動方式 2.可正確執行營養照護 3.正確執行中醫保健:食療、穴位應用 | 1.養成定期運動及正確飲食習慣 2.培養預防勝於治療的健康行為 |
衛教目標的設定必須考慮受眾(民眾)，而分析受眾的方法，可以參考這篇文章，了解受眾的特性，才能精確的設定目標。
第3步:訂定評值項目
根據衛教目標，訂定評值項目
目標設定後，如何確定簡報結束後有達成目標呢？我們需要訂定評值項目。
我一樣以「肌少症」這個衛教主題為例，我們當時訂定的評值項目如下:
| 健康觀念 | 健康技能 | 健康態度 | |
| 衛 教 目 標 | 1.說出2項肌少症自我檢測方式 2.說出3項肌少症造成的傷害 3.說出2項訓練肌肉方式 | 1.正確執行訓練肌肉方式 2.說出3項預防肌少症的食物 3.說出2個穴位並正確執行 | 1.建立定期運動及正確飲食習慣 2.可定期自我檢測肌肉力量，若發現有衰弱可尋求資源協助 |
這邊有個經驗分享，訂定評值項目時不要貪心，因為聽眾往往是第一次接觸這些概念，無法記住太多重點。
我們要根據簡報的時間，訂定合理的評值項目。
可以在簡報最後設計題目，透過聽眾的回答狀況，來檢視自己目標是否合理，當成下一次改善的標準。
第4步:規劃內容架構
套用衛教「萬能公式」，規劃出「內容架構」
衛教除了專業，吸引民眾願意聽也是很重要的一件事，而要有吸引人的簡報內容，就要有一個能吸引人簡報架構，基本的模型就是Why-What-How。
| 策略方向 | 要講什麼 | |
| 開場 | Why：和你有什麼關係？ | 案例、數據、情境…描繪越具體貼近，效果越佳 |
| 中場 | What：所以結論是什麼？ | 強調主題重要性以及簡報的目標 |
| 結尾 | How：實際上如何預防？ | 清晰地告訴聽眾方向和具體做法，並現場回饋 |
這個公式適用於「聽眾動機較弱」的情況。
這種情況直接切入主題講重點效果往往不佳，而要透過案例、數據、情境等說明主題和聽眾的關聯性、重要性，引起聽眾興趣。
繼續，讓我以「肌少症」為例，我們的核心內容架構如下:
- 肌少症和你的關係？
- 肌少症的觀念介紹？
- 要如何預防與治療？
（延伸閱讀：《如何規劃吸引人的簡報架構？來試試兩種超實用表達模板》）
第5步:小組腦力激盪
根據第三步的架構列出需要搜尋之相關文獻資料
架構OK之後，根據架構的內容，來進行小組腦力激盪，繼續往下延伸，範例如下:
| 大綱 | 發想內容 |
| 一、肌少症和你的關係 | 和受眾的關聯性(盛行率、危險因子、族群…) 、不重視的危害… |
| 二、肌少症的觀念介紹 | 危險因子、肌肉脂肪比例、流失速度… |
| 三、要如何預防與治療 | 1.訓練肌肉的方式 2.飲食習慣的養成 3.中醫保健的知識 … |
從「萬能公式」來做小組的腦力激盪，可以幫助你在不偏離主題的情況下做發想，想出你需要的內容和問題，以利於找尋相關文獻。
這邊小小提醒一下，並不是所有發想的內容都要放進簡報，而是必須根據簡報目標、報告時間等選出最合適的內容喔！
（延伸閱讀：《邏輯表達力：如何透過KJ法，建構具有深度與廣度的表達》）
第二階段:製作期
第6步:組內分工(還沒開始做PPT喔！)
以我個人的經驗來說，大致上可根據組員的興趣或能力，拆分為下面四小組。
每組各有需要負責的部分，但也要隨時注意其他小組的狀況。
1.資訊組 2.簡報組 3.上台組 4.行政組
這個步驟做的好，能為之後的團隊合作省去很多麻煩，當然，你可以配合組員狀況使用不同分工方式。
第7-1步:分組各自動工
分組完之後，就要開始動工了。以下為四大組個別的任務:
- 資訊組:大量搜尋文獻&整理內容
- 簡報組:與上台組協調簡報內容
- 上台組:根據目標、內容，分配時間
- 行政組:根據衛教需求尋找可用資源、協助準備教材
第7-2步:分組各自動工
- 資訊組:根據報告需求隨時補充資料、整理紙本作業
- 簡報組:持續與上台組協調衛教內容、製作PPT
- 上台組:設計教學方法、完整衛教內容、演練
- 行政組:根據衛教需求尋找可用資源、協助準備教材
第7個步驟是一個連續的過程，各組分工但仍緊密合作，將進度往前推進。
記得，每個階段都要設定期限，讓組員彼此掌握進度喔。
第8步:檢視簡報目標
確認衛教內容是否能達成起初設定的目標
等簡報製作完成，報告者可以先在組內報告給組員聽，這時候組員要把自己當作民眾以及嚴格的評審，評閱的項目包括:
- 衛教目標:報告結束後，是否能達到一開始設定的目標，這時可透過評值表檢視，確認最後的成品沒有離題
- 簡報設計:資訊清楚最重要，能不能一眼看出重點
- 衛教架構:開場是否吸引人、章節的連接是否流暢、結尾的呼籲是否足夠動人
- 口語表達:聽看看哪個地方講得艱澀不易懂、有沒有什麼不好的口頭禪、壞習慣…
總結後做最後修正，準備上場囉！
第三階段:報告日
第9步:講者組員分工
準備階段
衛教當天，各有各的任務，我們分成「講者」和「其他組員」兩部份去看，以下是兩者的目標和作法:
| 目標 | 作法 | |
| 講者 | 1.確認演講流暢度 2.準備上台的情緒 | 1.測試設備是否正常→投影機、喇叭(音響)、麥克風、簡報器… 2.思考簡報段落、調整情緒、調整聲音、喝水上廁所… |
| 組員 | 1.衛教場地布置 2.培養民眾準備衛教的心情 | 1.調整桌椅、準備茶水、發名牌、貼計分海報… 2.指引民眾依指示入座、提供衛教教材或指導(如衛教單張等) |
第10步:衛教經驗分享
開始衛教到衛教結束
衛教最重要的目的，就是讓民眾獲得正確的健康知識，鼓勵民眾養成健康的生活型態，因此，我總結了自己在衛教過程中零散的經驗法則:
- 隨時觀察民眾的眼神，調整自己演講的進度。
- 從民眾的回答發現學習問題，確保知識被正確傳遞
- 民眾回答錯誤的答案時仍然要給予鼓勵，並重視聽眾的誤解（因為可能不只一位聽眾這樣想）
而其他組員的任務是什麼呢？
- 協助拍照
- 協助主講者團衛的進行，如:鼓勵民眾參與、發放問卷與獎品…
總結
這篇文章的案例主要是醫療衛教，不過相信你也可以把當中的核心概念運用在自己的領域。
我們談了幾個重要的觀念：
1.團體報告中的「豬隊友」很可能是組內溝通不良所導致，而不是他故意「豬」的，我們要嘗試用友善的角度來解決問題。
2.準備一場團體報告可拆成三階段：準備、製作、報告，每階段又可細分成數的步驟。
3.透過團體報告準備流程的SOP，我們可以更清楚如何分配任務，各司其職，高效合作。
總之，如何和組員合作，高效完成一場專業的簡報是很複雜的過程，它參雜著領導、組織、規劃、執行、評值、解決問題的能力。
不過正由於它困難，也可以讓我們在執行的過程獲得珍貴的經驗。
好好把握大學時期的團體簡報經驗。相信我，只要你用心看待，它會成為你將來職涯豐沃的養分。
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