【掌握簡報本質,一張圖學會演講、報告、提案的核心觀念與流程】

撰寫日期:2022.07.27 作者:FAHAHA|翁順法

文章的一開始,我想先問你一個問題:「請問哪些情境,會讓你覺得需要好的表達能力?

你可以列出很多。比如:銷售產品或服務的時候、上台報告的時候、跟別人吵架的時候、想要了解對方想法的時候、需要說服別人相信你的時候、想要請別人幫忙的時候、參加聯誼的時候……

如果我們試著將這些表達情境歸納總結,會發現生活與工作之中的表達,不外乎想達成三個目的:增進彼此了解、傳遞資訊想法、說服影響對方

更簡化的說,三個目的分別是:溝通、說明、說服

針對三個目的,都有各自不同的表達策略與重點。比如,溝通是為了增進理解,重點是要克制發表高見的慾望,專心地聆聽與提問;再比如,說服的重點是釐清關鍵問題、講明具體作法等。

總之,這三類表達目的拆開來看,各自都有博厚精深的學問。市面上也不乏專門談論溝通、說明、說服的書籍和課程。

然而,這三類表達有沒有什麼共通的邏輯,讓我們更好的學習與理解呢?

答案是肯定的。而且是重要的。

如果能夠掌握所有表達共通的核心概念,我們才能夠在面對各式各樣針對溝通、說明、說服的教學內容時,能知其然,更知其所以然。

這篇文章,就是希望透過一個表達的核心模型,跟你分享關於溝通、說明與說服的共通概念。文章有三個重點:

1. 表達核心模型的概念
2. 透過3W,搭建講者與聽眾的溝通橋樑
3. 依序破解聽眾沒興趣、聽不懂、記不住

準備好更認識表達了嗎?那我們開始吧!


FAHAHA 翁順法 簡報教學文章|表達核心模型 示意圖|製圖者:翁順法

一、表達核心模型的概念

首先,我們先來建立一個關於表達的簡單模型,這個模型適用於溝通、說明和說服。

請大家想像兩個大腦,大腦之間有條箭頭,由講者指向聽者。

表達的起點是講者的大腦,終點是聽眾的大腦,講者要想辦法連接兩者並保持暢通,才能夠確保資訊被正確的接收。

想做到這件事,必須經歷兩個階段、六個步驟。


1. 第一階段:搭建表達橋樑

第一階段,要先試著發出訊息,讓兩顆大腦的連接起來。

想要連接兩個大腦,我們要思考三個問題:

問題一:訊息為什麼要產生?(為何要講:WHY)

第一件事,你為什麼要講?你為什麼想講?表達的目的是什麼?一定要先花心思想清楚這件事。

問題二:訊息要傳到誰腦中?(講給誰聽:WHO)

第二件事,你想講給誰聽?訊息從大腦傳出去後要傳到哪裡?知道主要對象,才能更精準規劃內容,強化表達的效率。

問題三:要用什麼組成訊息?(要講什麼:WHAT)

第三件事,要講什麼內容,才能滿足表達的最終目的?


photo of gray faucet
水管 示意圖 Photo by Luis Quintero on Pexels.com

如果把大腦中想傳遞的訊息比喻成水,我們要做的事,就是把水有效輸入對方的大腦裡。

想要有效把水輸入對方腦中不能用倒的,因為這樣速度太快,聽眾會無法吸收。

我們要透過幾根水管,一段一段的運送過去。而連接的水管,就是表達的重點架構,用來支撐表達,分段逐步達成目的。

解決Why、Who、What三個問題,才能把腦中的觀點、知識、資訊接通管路,精準的傳遞到對方的腦中。

透過這三個步驟就能把我們腦中訊息傳給聽眾嗎?不,真實的表達沒有理論上那麼容易。

即便我們把管路連接好,運輸的過程也可能會阻塞。我們還要依序破解表達過程的三個阻礙,才能夠確定訊息被好好接收。


2. 第二階段:破除表達障礙

阻礙一:聽眾沒興趣

第一道要克服的關卡,就是聽眾對你說的話沒興趣。

聽眾覺得沒興趣的原因,可能是覺得主題和他無關,或是沒什麼新鮮感。

面對這種情況,我們要打開聽眾的興趣,讓聽眾了解主題和自己的關聯性,或是從不同的角度切入,讓聽眾覺得有得到東西。

阻礙二:聽眾聽不懂

當聽眾願意聽你說,第二個要克服的問題就是能不能讓聽眾聽懂。

聽懂的關鍵,在於我們能否給聽眾明確的重點指引、結構綱要,並用他「聽得懂的話」引導他走向目標。

阻礙三:聽眾記不住

如果聽眾聽懂,那最後我們要思考的,就是如何讓他們記住。

記住關鍵的重點、記住聽完後要採取的行動,才能讓表達發揮作用,不然就很浪費前面的努力。

怎麼讓聽眾記住?可以透過一些聯想的口訣、結尾的重點總結或行動呼籲來做到這件事。


總結來說,大部分的表達情境,都可以透過表達核心模型輔助思考。

想要有效傳遞資訊,需要經過兩階段、六步驟。第一階段思考為何要講、講給誰聽、要講什麼;第二階段依序破解聽眾沒興趣、聽不懂、記不住。


搭建講者與聽眾的溝通橋樑 示意圖 photo by xFrame

二、透過3W,搭建講者與聽眾的溝通橋樑

這一段,我們先聚焦在表達核心模型的上半部,也就是第一階段要做的事。

1. Why:為何要講

首先,我們一定要先想清楚為什麼要表達。因為目的不同,重點就不相同。

舉個例子。

① 假如你想要寫文章在發表,目的會是什麼呢?

有可能是:宣傳品牌、累積作品、抒發心情、傳遞知識…當你的目的不同,要關注的重點就不相同。

比如,寫作的目的是宣揚品牌,那重點可能是重視品牌的一致性,表明價值觀;目的是鍛煉寫作能力,那重點就是刻意練習不同寫作技巧;目的是單純抒發心情,那重點就是盡可能地抒發,不用假裝堅強。

再舉個例子。

② 你想了解小孩最近的學習狀況,目的會是什麼呢?

這時的目的,很可能是為了增進彼此的關係。

因此此時表達的重點,是傾聽、同理,了解孩子的想法,不要表現出想要指正或高高在上的態度。

很多人會在和家人溝通的過程起爭執,原因就在於沒有想清楚,談話目的是增進彼此的關係,不是為了證明自己是對的。


2. Who:講給誰聽

釐清表達的目的之後,就要思考訊息要傳到誰的腦中。因為聽眾不同,在意的重點就不會相同。

舉個例子。

① 簡報教學

一樣都是教簡報,大學生更在意的可能是外部資源、酷炫的設計技巧;而職場工作者在意的則是如何清楚的傳達想法,用最小的努力達成有效溝通。

② 職場報告

高階管理者、中階管理者、基層工作者在意的重點都不會相同。

根據劉奕酉的著作《我用模組化簡報解決99.9%的工作難題》,高階管理者重視的是投資效益;中階管理者在意策略方向;基層工作者則是關注執行細節。

面對不同層級的聽眾進行簡報時,所該關注的重點也都不會相同。


3. What:要說什麼

經過前兩個步驟,我們已經知道根據「目的」和「聽眾」掌握表達的重點了,接著就要根據這些線索,構思表達的內容。

這些內容都構思,有兩種方式。第一種是由下而上的KJ法,第二種則是由上而下的框架法。

KJ法比較適用於「毫無頭緒或思緒混亂」、「團體報告整合想法」、「突破框架展現創意」這幾類狀況,可以激發出不同的可能性,但缺點是比較耗時。(參考文章:表達力專欄:如何透過KJ法,建構有邏輯的表達架構?

而框架法則是透過已有的經典框架來引導思考,發想出內容。(參考文章:表達力專欄:如何有邏輯的表達?表達框架PREP:原理、用法與案例解析

總之,不管你選擇哪一種方法,在這個階段要確認產出三點事項:表達的結論、二至五個重點(架構)、重點的說明(案例、數據、故事…)。

這個時候,我們才完成第一階段的任務:建立表達的橋樑。


依序破解聽眾沒興趣、聽不懂、記不住 示意圖 photo by xFrame

三、依序破解聽眾沒興趣、聽不懂、記不住

第一階段是自我的準備,第二階段才是和聽眾正面的交流。

這時可能會依序面臨到聽眾以下的問題:沒興趣、聽不懂、記不住,我們要逐一破解。

1. 阻礙一:聽眾沒興趣

表達第一個要面臨的問題,是聽眾對你說的話沒興趣。

這有兩種可能,一種是聽眾不清楚內容和自身的關聯性,一種是表達內容真的和聽眾無關。前者我們要想辦法讓聽眾了解主題和他的關聯,而後者則必須回到第一階段,好好思考「表達目的」和「分析聽眾」。

這裡我們討論第一種情況,也就是聽眾不清楚主題和他的關聯。

這個問題一定要先解決,否則後面的內容再好,聽眾都不會想聽。

要讓聽眾產生興趣,就要透過一個好的開場。常見的技巧有破題法情境法數據法故事法

① 破題法

破題法是透過一句話或一段話,讓受眾清楚理解整場簡報的結論。

舉例來說:【醫療生態與權益維護】演講
希望聽完今天這場演講,大家能夠了解:『只有學會保護自己,創造更好的醫療環境,我們才能保護病人。

② 情境法

情境法是透過描述一個情境,讓受眾設身處地面對某個問題,並思考:「如果是他,該怎麼辦?」透過情境法可以幫助聽眾反思,並重視講者的主題。

舉例來說:【醫療生態與權益維護】演講
大家知道這張照片是什麼嗎?是法院傳票。這是我最近要對一個病人提告的傳票,因為他的暴力攻擊。想問大家:『如果你在醫院工作,不幸遭受病人攻擊,你會選擇:忍氣吞聲算了吧,或是站出來對他提告呢?』

③ 數據法

數據法是透過統計數據衝擊聽眾,打破認知。這個技巧常被運用在醫療人員衛生教育的場合,來提醒民眾健康的重要性

舉例來說:失智症衛教(參考《簡報心理學》)
每三秒就有一個人罹患失智症,就在我講完這句話的同時,世界某個角落就有許多人被診斷為失智症。

④ 故事法

故事法可以是親身經歷,也可以是經典故事,端看使用上是否能貼合主題和目的。

由於大家都喜歡聽故事,因此故事法是很棒的開場方式。

只是說故事法不能為了說而說,說的故事所帶出的反思,一定要能貼合簡報的主軸。

關於以上四種開場技巧,我在《表達力專欄:如何設計吸引人的簡報開場?三個關鍵及四大經典技巧》這篇文章有更詳細的解說。

假如聽眾對主題產生興趣了,我們就破解了第一個阻礙,可以繼續往下走了。

有人問我:「如果聽眾本來就有動機聽講,沒有沒興趣的問題呢?」那很簡單,你就不需要花心思處理這個問題,直接進入第二步驟。


聽眾聽不懂 示意圖 photo by xFrame

2. 阻礙二:聽眾聽不懂

假如聽眾已經願意聽你說,這時要解決的第二個問題就是聽眾聽不懂。

聽不懂的原因有很多,比如:內容難度對聽眾而言過高、講者表達能力差等等,要根據不同原因思考解決策略。

而這裡想提供的小技巧,則是透過比喻,讓聽眾快速了解某個陌生的事物。

《好好說話,擁抱高情商》指出:「我們對一個陌生事物的認識,始於『大致歸類』,而非『精準描述』。

當我們想讓聽眾快速了解一個新事物時,應該用聽眾熟悉、認識的概念來比喻新事物,這樣就能夠讓他快速理解。

《矽谷簡報女王-用數據說出好故事》書中有個很棒的舉例。

如何描述亞馬遜執行長貝佐斯的身價呢?貝佐斯的身價之高,對於我們多數人都難以理解。

如果對方告訴你:「貝佐斯擁有的1,300億美元,如果用一張張鈔票排下去,可以繞地球200次,再到月球來回15次,剩下的還可以繞地球8次。」你應該沒什麼感覺。這就不是一個好的比喻。

但如果對方告訴你:「貝佐斯的時薪是447萬4,885美元,相當於他每分鐘賺進7萬4,581美元,每秒鐘1243美元。」你應該就可以感覺到他多有錢了。因為我們都知道「時薪」是什麼,因此用時薪來比喻自然比較有感覺。

(延伸閱讀:簡報專欄:矽谷簡報女王-用數據說出好故事 DATASTORY 閱讀心得


3. 阻礙三:聽眾記不住

最後一道關卡,是聽眾記不住。

如果前面說的精彩動人,但最後卻沒有讓聽眾記住重點,這樣有點可惜。

聽眾記不住內容,也有很多種可能。比如:內容太雜不夠精練、沒有核心主軸、架構不夠明確等等,但這些都必須回到前面的步驟重新思考優化。

如果你認為前面都已經做得很好,但聽眾聽完後還是沒有記住重點,達成你的表達目標,最大的可能,就是結尾收得不好

一個好的結尾,能夠讓聽眾對於你的整體表達有更高的評價。(延伸閱讀:表達力專欄:如何設計有效的簡報結尾,讓聽眾留下深刻印象?

如何結尾呢?這裡分享三個經典的技巧。


① 重點重述,一句總結

這是最基本的結尾法,常用在知識型、教育型、會議型的表達。

這些表達通常是為了讓受眾記住某些觀念或知識,因此在結尾時的重述就相當重要。

方式很簡單,就是簡短複習簡報中的幾個重點,並用一句話總結這次的表達。


② 使用金句,昇華價值

當你想要聽眾認同某個價值,留下深刻印象時,金句就是個很好的結尾方式。

金句的意思,是指精煉過後、能夠在聽眾心中留下印象的佳句。比如謝文憲憲哥說:「台灣不缺抱怨的人,缺的是捲起袖子出來做事的人。

金句通常能貫穿整場簡報的核心觀點。只要能記住這句話,就是記住了簡報最重要的事。


③ 強調效益,拆解行動

當你希望聽眾做出實質的改變時,強調效益提升渴望,並拆解行動來降低恐懼,就是好的結尾方式。

損失厭惡是人性,當我們試圖邁出第一步時,會先想到這次的改變會失去什麼,才會思考能得到什麼。

如果講者希望聽眾可以實際付出行動,就必須強調行動的好處,並且降低行動的難度、成本,才能讓聽眾鼓起勇氣,踏出第一步。


FAHAHA 翁順法 簡報教學文章|表達核心模型 示意圖|製圖者:翁順法

總結

這篇文章看似豐富紮實、資訊量龐大,不過如果你回顧一下,會發現通篇都只是在講解一張圖,說明兩階段、六步驟。(上面那張圖)

快速幫你複習一下。

大部分情境的表達可以歸類成三種目的:增進彼此了解、傳遞資訊觀念、說服影響他人,而這三類又可以濃縮成文中這張表達核心模型。

表達核心模型分成兩階段、六步驟。首先,我們要先透過釐清目的、分析聽眾、發想組織內容來建立表達橋樑,接著依序破解聽眾不想聽、聽不懂、記不住的三大阻礙。

相信看到這邊,你已經掌握了表達的核心模型,有能力用更宏觀的視野,來看待溝通、說明和說服各自的觀念和技巧了。


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