【簡報專欄:矽谷簡報女王-用數據說出好故事 DATASTORY 閱讀心得】

撰寫日期:2021.09.02 作者:FAHAHA|翁順法

Youtube上有一個節電宣導的影片,是描述一個小女孩用害怕、用無助的眼神看著你,鏡頭約拉越遠,原來小女孩就站在海中央,一塊即將融化的冰塊上面…以下是影片的全文:

每到夏天,我們開啟冷氣時,海平面也在緩緩上升。但是,如果台灣每台冷氣都調高一度,一個夏天,約可省下4.3億度電,減少2億2千萬公斤碳排放,為了下一代,尖峰時刻,聰明用電。

影片連結 👇

看完這部影片後,想請你思考一下:影片中哪個部分較觸動你呢?哪部分讓你比較無感呢?

我相信大部分人會感覺:「小女孩很可憐,我們應該做點什麼」而對於影片中所提到的數字,多數人可能只會覺得:「這樣很多嗎?我其實不知道。

你可以再進一步思考,如果把影片去除,只留下影片中的那段話,它能打動你嗎?恐怕無法吧。

為什麼會這樣呢?因為我們對於數字無感,只對故事有感。故事觸動了同理心,拉近了我們與小女孩的距離,讓我們感覺身為人類,應該為彼此做點什麼,而不是置身事外。

在美國修辭學者傑伊·海因里希斯(Jay Heinrichs)的著名著作《說理》中提到,你可以運用「邏輯」來說服人的大腦,但要讓對方實際行動,則需要刺激他的「情感」。

《矽谷簡報女王-用數據說出好故事》就是在提供一套這種方法,告訴你如何將「理性的數據」透過「感性的故事」賦予意義,說服他人,成功簡報。

我們一起來看看這本書吧!接下來會跟你分享三個重點:

1. 這本書在談什麼?
2. 這本書適合誰看?
3. 這本書給我們的啟發

準備好學習用數據說故事了嗎?那我們開始吧!


一、這本書在談什麼?

這本書開頭,透過一個教授和史丹佛大學生曾做過的實驗告訴你:單純的數字難以被記憶,賦予數字「故事」,才容易留在聽眾的心中。

作者認為,故事能吸引感官、影響感受、促發行動、讓彼此更接近,是從古至今最容易影響人類大腦的方法。

但她並不是要我們拋棄「數據」的真實,單純空口說白話,而是希望我們可以透過說故事的技巧,將數據故事化、人性化,讓數據不再只是冷冰冰的數字,而是協助決策的重要輔助。


這本書的四個章節,其實就是一場簡報的準備流程。所以我根據簡報準備的流程,把書中的重點拆解成四個部分來分享:分析受眾、規劃架構、設計圖表、說服表達。 

矽谷簡報女王-用數據說出好故事重點摘要

1. 分析受眾

簡報是用來與聽眾溝通、傳遞訊息,達成目的的手段。簡報前了解聽眾是非常重要的一件事。(參考閱讀:表達力專欄:如何進行聽眾分析,有效準備一場簡報?

由於這本書的主軸是透過數據說服決策者,也因此受眾分析的對象,也著重在決策者,也就是主管階級身上。

因為作者本身也是一位高階主管,因此他從自身的角度出發,想讓讀者了解:決策者在意什麼

決策者很忙,簡報時就講他們在意的事就好。他們在意什麼呢?在意「獲利和成本」、「市占率與上市時間」、「顧客保留率與風險」這幾件事。

若我們能了解決策者的擔心在意的事,就更有機會做好一場簡報。

書中有一個章節讓我很有感,就是作者告訴我們,高階主管每天要做許多重要決策,因此一定要有隨時被打斷的心理準備。

他們會打斷你,通常是因為基於豐富的知識和經驗,對你提出的建議產生重大疑問,必須盡快獲得解答,討論才有辦法繼續。

因此作者建議,向高階主管簡報時應精簡報告內容,留下一段時間接受提問

當然,報告前一定要先思考各種可能被問到的問題,才能從容應對。


2. 規劃架構

第二章,作者提供給我們一棵「建議樹」,當作整場簡報的架構規劃。(圖二) 

首先,開場需要說一個數據故事。

怎麼說呢?作者分成三大部分。首先,用「三幕劇式」的行政摘要說,點出數據中的機會或問題;接著,根據「主題式架構」,提出可行的行動建議;最後,每張投影片說明一件事。

① 行政摘要三幕劇

行政摘要的三幕劇分別是:情況、紛擾、解決。情況指目前出現的機會或問題;紛擾是指如果按照數據的邏輯繼續發展下去,會很糟糕;解決就是針對問題,提出能獲得正面結果的解決方法。

舉個書中的例子:

業界對微晶片的高度需求已經趨緩(情況),我們仍然需要付出高於市價6%的價格(紛擾),我們應該與供應商洽談現有合約,降低成本(解決)。——行政摘要三幕劇示範

② 主題式架構

然後就進入到主題式架構,要針對問題或機會提出行動分針。

這邊作者建議使用經典的三點論述法,就是聚焦三個重點,這樣聽眾較容易記憶。

重點太多,對於聽眾來說就是沒有重點。三點不會太多,也不會太少,剛剛好。

③ 每張投影片說一件事

最後,主題式架構的每個行動建議下,都有各自成立的理由。

這些理由用數張投影片組成,而每張投影片就是包含方法、理由和內容。

從三幕劇式的行動摘要點出問題和機會,用主題式架構提出行動方向,最後再用理由支持建議,就是一棵架構清晰的簡報「建議樹」。


3. 設計圖表

圖表設計這個章節,我認為有一個觀念、兩個方法可以提供大家學習。

① 觀念面

作者建議:以簡單代替複雜。

隨著商業工具的發達,有越來越多幫助我們提升洞察力的複雜圖表,如熱區圖、泡泡圖、雙軸圖、雷達圖、堆疊圖…但作者認為當我們要建議該採取的行動時,應該選用簡單易懂的視覺呈現方式,用一般人都熟悉的圖表就好,如:長條圖、折線圖、圓餅圖。

作者表示,過度複雜的圖表會使閱讀者花費過多心神理解,反而無法集中在重要的見解上。清晰呈現圖表,達成目的,比讓對方覺得「好像很厲害」重要多了。

讓圖表清晰的方法,我歸納了兩個。

第一點屬於結構。圖表的標題應該包含「主題」與「見解」(書中稱為圖表標題和研究心得)。主題要合乎事實,保持中性,而見解則是你對圖表內容的解釋;而有了見解,才能說出你的行動建議。

舉例來說:

這張圖表是財富500大企業女執行長人數(主題),我們可以看出,領導大型企業的女性較過去比例減少(見解),所以我們應該…(行動建議)

② 設計面

第二點屬於設計面。這部分作者著墨不多,只提供了幾個凸顯重點的小技巧和示意圖,包含:顏色、標示、括弧、畫線、放大。

其實,這樣簡單的技巧大多時候都夠用了。

從這裡也可以看出,設計並非本書重點,因此作者並未花過多篇幅書寫。


4. 說服表達

最後一個章節,是我最有印象,也收穫最多的部分。

這一章節,作者提供了兩個想法,教我們如何讓聽眾對數字有感,讓數據深入人心。第一,是透過聯想物,讓聽眾對「理解」數字;第二,是為數字「增添人性」。

透過聯想物,讓聽眾對「理解」數字

書中其中一個例子,是如何描述亞馬遜執行長貝佐斯的身價。我們來比較下面兩個說法:

說法一:「貝佐斯擁有的1,300億美元,如果用一張張鈔票排下去,可以繞地球200次,再到月球來回15次,剩下的還可以繞地球8次。
說法二:「貝佐斯的時薪是447萬4,885美元,相當於他每分鐘賺進7萬4,581美元,每秒鐘1243美元。

你覺得哪個比喻比較好呢?應該是說法二吧。因為多數人根本不知道繞地球兩百次、到月球十五次是什麼感覺、到底有多遠,但我可以想像,時薪447萬4.885美元是多麽恐怖的數字。

透過「聯想」讓聽眾理解數據意義的關鍵,就是比喻要貼近觀眾,讓他們能夠具體想像。


② 為數字「增添人性」

如何為數字「增添人性」?我把作者的方法整理成三個:為數據建立角色、處理數據的衝突、為數據增添意義。

而我認為最有幫助的方法是:為數據增添意義。作者建議我們為抽象的數據附加意義,可以創建生活場景,形成一個迷你故事,讓聽眾容易記得。

舉例來說。

假設某調查研究顯示:近年來年輕男性住在家裡的比例趨勢增高。

如果只是單純這樣說,不容易被記得。我們應該賦予它意義,去解釋產生這個趨勢可能的原因。

我們可以從兩個角度下手。從負面的角度思考,可能會認為這種生活型態代表年輕男性不夠成熟;從正面的角度思考,可能是因應時代變化,使越來越多男性在家創業、接案。

總之,當我們為抽象、冰冷的數字賦予意義,形成故事,讓聽眾有帶入感,數據就更能夠留在他們腦中。


這本書適合誰看? 示意圖 photo by xFrame

二、這本書的適合誰看?

簡單來說,這本書著重在如何透過說故事的技巧,讓數據產生影響力。

如果你是需要:解讀數據、影響決策、學說故事的人,這本書或許能讓你很有啟發。

但如果你是想學習圖表製作,或是設計技巧的人,這本書就著墨較少,可能對你幫助有限。我會更建議你讀《Google必修的圖表簡報術》。這本書真的非常經典,一定可以讓你大大收穫。


三、這本書給我們的啟發

這本書很適合需要大量使用數據進行簡報、說服、募資的職場工作者和創業家。

不論你是基層員工,或是管理階層,這本書都能帶來啟發,提升簡報溝通的效率。

① 基層員工

如果你是基層員工,這本書能讓你更清楚主管、決策者在意什麼。

了解上司真正在意的事,就能在簡報前搜集正確的資料,簡報時精簡的「說重點、說中點」,讓主管感覺你是可靠又貼心的人,提升對你的信任度。

除此之外,我認為書中的故事架構也是值得你學習的內容。它是一個十分基礎、泛用性高的表達架構,能幫助你更有效率的與受眾溝通,傳遞你的想法。


② 中高主管

假設你是一個身經百戰的決策者,對於議題分析有卓越的能力,也能快速提出可嘗試的行動方案,那這本書或許能幫助你在最後階段的「說服力表達」更上層樓,提升成功率。

書中的第四章節提供了很多「讓數據更深入人心」的技巧和案例解析,可以反思現況,並實際嘗試運用。


總結

如同推薦序中的簡報大神RainDog雨狗所言,這本書是結合圖文傳播學、口語傳播學、認知神經科學專業知識的一本書,涵蓋了簡報各系統的知識。

也因如此,這本書你別急著想要讀完立刻見效,要慢慢吸收體會。我相信在不同時期翻閱,會有不一樣的啟發。


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