相信你在社群上常常看到「用 AI 三秒做完一份簡報」的教學，看起來成果總是很驚艷，影片的收藏轉發也特別多。
但一步生成的簡報，真的能直接上場嗎？
我的經驗是：前期溝通沒做好，後續調整起來往往比自己從零打造還麻煩。因此，只要是重要的溝通場合，我還是會自己規劃和「手動」製作簡報。這樣做看起來比較慢，卻能夠在「慢下來」的過程中，讓想法更成熟、經得起考驗。
話雖如此，我並不會排斥使用 AI 工具。只是我們要了解 AI 工具在簡報製作過程中扮演的角色，才能產出更好的成果。
簡單來說，人類負責判斷篩選、提供指引；AI 則是創造靈感、落地執行。要讓 AI 「一步到位」，生成現實可用的成品並非不可能，前提是講者必須對於簡報目標、敘事結構、每頁內容、設計規範都很清楚，甚至能夠提供足夠多的參考格式讓 AI 參考，才有機會做到。
但這在現實中很難。更多時候，我們是先抓出大方向，再邊做邊想、邊想邊改，隨著手上資訊的變化，隨時調整內容。（延伸閱讀：【簡報流程：先釐清三件事，別急著打開 PowerPoint！】）
因此，這篇要分享的，就是在這樣的製作情境中，如何透過一些 AI 插件，例如 Claude for PowerPoint / ChatGPT for PowerPoint，在 PPT 的介面中跟 AI 協作，把那些瑣碎、重複、又很吃時間的小事交給 AI，把時間留給思考和判斷。
文章大綱
一、ChatGPT for PowerPoint、Claude for PowerPoint 的 4 個 AI 簡報應用情境
直接來看幾個應用情境。
AI 簡報技巧一：批次替換 PowerPoint 文字與案例
做教學簡報時，常要依學員背景換掉案例，內容才貼近他們、才有共鳴。
這件事在過去有兩個麻煩：
- 要為不同背景的學員客製化案例，但這些頁面講完就帶過，投入跟產出不成比例。
- 就算案例都想好了，貼進文字方塊時只要字數一變，就會跑版，要一直調整。
用 Claude for PowerPoint / ChatGPT for PowerPoint 就輕鬆很多。把背景和任務講清楚，請它照現在的格式替換，並提醒它不要跑版就行。
💡提示詞參考
- 背景：這張投影片的目的是讓學員判斷什麼是「重點」，現在的例子是給商務人士看的。
- 任務：這場教學的對象換成家暴防治的宣講員，請把裡面的例子替換成家暴防治相關的內容。
- 格式：字數盡量接近，必要時微調字級，不要跑版。
這件事難度不高，但自己一個個改，很花時間，又沒有成就感，就交給 AI 吧！
AI 簡報技巧二：翻譯中英文簡報並自動調整版面
有時要把中文簡報改成英文。這在過去是一件大工程，難處有兩個：
- 怎麼把中文轉成語法自然的英文。
- 翻完之後，中英文字體特性不同，版面幾乎一定跑掉。
交給 Claude for PowerPoint / ChatGPT for PowerPoint，一樣能快速處理。
提示詞參考：
- 任務：請將這份中文簡報轉換成英文版本。
- 格式：設計風格按照原始簡報，調整時遵循對齊、對比、留白、一致性等原則，注意不要跑版，可適時調整版面配置的方式，讓資訊容易閱讀。
AI 簡報技巧三：把 AI 圖片轉成可編輯的 PowerPoint 物件
AI 生圖現在很強，能做出不錯的資訊圖卡，我也常請 ChatGPT 幫我把課程裡複雜的概念整理成圖，當上課素材。
舉例來說：
效果通常不錯，缺點是「不能編輯」。過去要處理，大概有這幾種做法：
| 做法 | 便利性 | 成效 | 限制 |
|---|---|---|---|
| 重下指令，讓 AI 重新生成 | 佳 | 中 | 每次重新生成都像是抽盲盒，不一定能保持高度一致性 |
| 上傳到 Canva，使用魔法圖層 | 普通 | 中上 | 有時物件分離不那麼精準，而且一直上傳有點麻煩（除非你是Canva 使用者） |
| 用色塊遮蓋，調整文字內容 | 普通 | 中 | 如果要遮蓋的面積較小、不規則，或是色塊和背景不相同，就會很突兀 |
後來我發現，用 Claude for PowerPoint / ChatGPT for PowerPoint，可以直接在 PPT 裡把圖片拆成可編輯的物件，連 icon 都能一起生出來。
不過我實測下來，它比較適合處理相對「乾淨」的設計；太有設計感的（像漸層、特殊造型），效果就沒那麼好。但拿來做職場和教學現場的簡報，已經非常夠用。
AI 簡報技巧四：用 PowerPoint AI 插件重新設計圖表
老實說，雖然我自己在教 PPT，但我一直覺得 PowerPoint 的操作沒那麼直覺。而其中最讓人頭痛的，大概就是圖表的製作。
多數人製作圖表時，會遇到三個困擾：
- 不知道該選哪一種圖表類型。
- 設計細節多，要編輯、調整都不容易。
- 想換一種圖表呈現，又得整個重來。
當我們使用 Claude for PowerPoint / ChatGPT for PowerPoint 來協助處理時，能夠產出你意想不到的效果！
接下來你要做的，只是判斷這樣呈現是否足夠清楚且精準，並且微調細節。
二、ChatGPT for PowerPoint、Claude for PowerPoint 下載與安裝教學
下載與安裝步驟
- 下載：點下面連結到官方頁面按「取得」，或直接在 PowerPoint 裡安裝（見步驟 2、3）。
- 在 PowerPoint 裡安裝：
- 打開 PowerPoint
- 到「常用」分頁點「增益集」，在搜尋框輸入工具名稱。
- 按「新增」、同意權限後，工具會出現在「常用」工具列，點開就是側邊欄；第一次使用登入一次帳號，之後就會記住。
- Claude for PowerPoint 需要付費的 Claude 方案，沒有免費版
- ChatGPT for PowerPoint 用免費的 OpenAI 帳號就能登入，付費的 Plus 則能用到更強的模型。
我自己是兩個都有裝，交替使用。
三、使用重點與經驗分享
最後，分享幾個跟 AI 協作的小經驗。
先複製一頁，再請 AI 動手
為了避免 AI 改出來的結果不如預期，我習慣先把那一頁複製一份，再請它在複本上調整。
因為 AI 在優化的過程像在變魔術，你不一定看得出它到底改了哪些地方，所以復原會比較困難。
和 AI 協作時，可以「多工」進行
當我們指派 AI 執行任務後，除非你想研究它怎麼思考，否則可以直接放著去做其他事，不需要擔心你在執行其他任務時會「打擾」到它。
甚至，如果 AI 在處理 A 任務的過程中，你有想到 B 任務要請它幫忙，也可以直接指示，不需要一個個來，AI 會自己妥善分工處理，這樣合作起來會更有效率！
總結
這篇文章，主要在談如何透過一些簡單的插件，例如 Claude for PowerPoint / ChatGPT for PowerPoint，來提升和 AI 協作簡報的效率。
這個方法的好處，是可以在熟悉的 PPT 介面操作，大幅降低來回切換畫面的麻煩。
如果你也和我一樣，在製作簡報時習慣自己掌握方向、也在意最後端出來的品質，那這些插件會是很好的幫手：判斷和思考留給自己，瑣碎、重複的工交給 AI。
看到這裡，不如直接挑一個工具安裝起來，下次就和 AI 做更高效的協作吧！
