更新日期：2021.12.06 作者：FAHAHA｜翁順法
在《表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事》這篇文章中我們提到，拿到簡報題目後應該要先思考：講給誰聽？目標為何？時間多久。
為什麼不能劈頭就做呢？因為簡報不是一場自我滿足的表演，而是協助聽眾解決問題、滿足需求的過程。是否能夠解決聽眾問題或滿足需求，是簡報成功與否的判斷準則。
那簡報成功與否，是誰說的算呢？不是簡報者，是台下的聽眾。即便簡報者認為自己說的很棒、PPT超美，但聽眾覺得沒收穫也沒用；相反的，即使簡報者認為自己表現不如預期，但只要聽眾認為收穫滿滿，那就算是一場成功的簡報。
既然如此，能否正確的分析聽眾、理解聽眾，並作出合適的準備，就成了簡報者不可或缺的能力。
分析聽眾能夠讓我們知道三件事：講給誰聽、要講什麼、要如何講。
這篇文章要跟你分享的，是分析聽眾的三個技巧：
1. 根據權力分析，知道講給誰聽
2. 根據需求狀態，知道要講什麼
3. 根據聽眾特質，知道如何表達
準備好了嗎？那我們開始吧！
一、根據權力分析，知道講給誰聽
分析聽眾的第一步，是要找出最關鍵的聽眾，並根據關鍵聽眾，決定自己的準備方向。
那我們要如何知道自己的「關鍵聽眾」是誰呢？答案是：誰有最終結果的「決定權」，就講給誰聽。
舉例來說。
簡報比賽是為了爭取評審認可、脫穎而出，「決定權」在評審身上，應該將少數評審視為主要對象，而不是人數較多的聽眾。
再舉個例子。
選舉是為了爭取多數選民的認可，獲得更高票。「權力」在選民身上，候選人要盡量獲得多數選民的認可，而不是滿足少數的精英。
再舉個例子，你就完全懂了。
曾經有個碩士生問我一個問題，他說最近在準備一個報告，教授希望他跟其他同學介紹這些醫管的專有名詞。
他的問題是，介紹這些詞彙，怕其他同學很無聊，要不要加入其他有趣的元素。
他的擔心是合理的，但是我告訴他：應該先去了解教授要他們報告的主要目的，以及教授過去喜好的報告模式，再決定要用什麼方式呈現。
原因很簡單，因為最後報告的成績不是同學給的，而是教授給的。「權力」在教授身上，就應該針對教授去思考策略，才能達成目的。
講到這裡，或許有人心中會有疑問：「如果只講給一群人、甚至一個人聽，其他人不就可能會不喜歡嗎？」
這是很棒的思考。
不過，簡報既然是一種策略，就一定有取捨。
想要滿足每一位聽眾，是許多講者的典型思維誤區。就如一個想要討好所有消費者的產品註定會滯銷，一場想要討好所有聽眾的簡報也很可能會失敗。
在很多簡報場合，同時滿足所有人是不太可能的。我們可以努力尋找聽眾需求的交集，但必要時候還是要從「影響結果的關鍵聽眾」出發，勇敢的做出取捨。
二、根據需求狀態，知道要講什麼
分析聽眾的第二個方向，是思考他們的「需求」與「狀態」為何，並針對這兩者，決定簡報內容的比重分配。
1. 評估聽眾需求
了解聽眾的主要需求，才能幫助我們準備合適的內容。
如何了解聽眾的需求呢？可以透過提問訪談、問卷調查，或是反思自身經驗，來具體化需求。
通常可以往知識資訊、技能、態度三面向去思考，找到簡報的目標。也就是思考：簡報結束後，聽眾會希望獲得哪些資訊/技能/態度呢？
針對聽眾的需求進行簡報，才能獲得較高的滿意度。
舉例來說，PPT實作課中，學員最主要的需求是學會操作技能，那在有限時間內，簡報教學者就應該少說點理論，多一點實作時間，對學員來說才是真正能滿足需求的課程安排。
又或者說，主管找你報告某個主題，你必須了解主管期待看到的重點有哪些，才能精準的籌備內容。
2. 了解聽眾狀態
當聽眾對於某個主題還不熟悉時，可能就無法具體的表達需求，或是需求並不符合學習真實的使用情境。
以簡報教學為例。缺乏經驗或概念模糊的學習者，學習前的需求常常是「哪裡有簡報模板可以套」、「圖片圖庫的免費資源」、「怎麼做出酷炫的動畫」…等，但上課完之後才會知道，如何清楚、有效率的傳遞資訊才是重點。
因此，我們可以分析聽眾的狀態，來思考簡報目標與準備的方向。
這邊，我們參考劉奕酉老師的著作：《我用模組化簡報解決99.9%的工作難題》提到的「簡報受眾體驗」路徑來說明。
簡單來說，一場簡報中，受眾可能會有四種狀態，分別是：知道、理解、認同、行動。
每一種狀態之間的轉換重點不同，我們要根據聽眾的狀態，設定不同的簡報目標，讓聽眾往下一階段邁進。
以過去學員的【醫療勞權演講】為例。這位學員是某醫學中心的工會顧問，要到某大學對醫學生演講，傳達醫療人員重視自身勞權的重要性。
我們根據聽眾不同的狀態階段，討論相對應的簡報目標及因應策略。
| 聽眾階段 | 簡報目標 | 因應策略 |
| 知道→理解 | 讓聽眾了解勞權到底是什麼？（傳遞知識/資訊） | 思考口訣、多用比喻讓聽眾容易記憶學習 |
| 理解→認同 | 讓聽眾認同維護自身勞權是重要的（改變態度） | 用數據、案例、邏輯說服聽眾為何要重視 |
| 認同→行動 | 讓聽眾了解要做什麼、如何開始？（方法或技能） | 給予行動的動力和勇氣，並協助拆解步驟 |
了解不同狀態聽眾各自的簡報重點後，就可以根據聽眾的狀態組成、演講時間的長短，準備更合適的簡報內容。
比如說：多數聽眾對於勞權毫無概念，那就要多分配時間在講解勞權的基本觀念；如果多數學生都懂勞權，只是遲遲沒有付出行動，那就要鼓勵他們行動，並且告訴他們可以從什麼開始做起。
三、根據聽眾特質，決定如何表達
聽眾分析的第三個方向，是從聽眾的「特質」分析。
聽眾的特質，會決定不同的表達策略。通常我會從：動機強/弱、主動/被動、理性/感性，這三個角度思考。
1. 聽眾動機強弱，決定鋪陳長短
身為簡報者，我們會遇到兩種不同類型的聽眾，一種是主動參與、動機強烈，另一種則是被動參加、動機薄弱。
面對不同類型的聽眾，我們要採取不同的策略，才能達成簡報目標。
針對動機強的聽眾，只要簡單開場，說明目的及大綱，就可以進入內容；但針對動機弱的聽眾，則必須在開場花點時間鋪陳，吸引聽眾的動機和好奇，才能引導聽眾進入簡報內容。
那要如何事先知道聽眾的動機強弱，還安排開場呢？
如果是對內的報告，那就很簡單，你應該會知道簡報的情境，聽眾參與的理由，所以可以很清楚的判斷；如果是對外的演講、授課，那就在課前詢問一下主要洽談的人，或是做個課前問卷，來了解聽眾的情形。
（延伸閱讀：表達力專欄：如何設計吸引人的簡報開場？三個關鍵及四大經典技巧）
2. 聽眾主動被動，決定互動方式
一場簡報中，會有積極主動發表想法的人，也會害羞內向暗自學習的人。
了解聽眾的組成，才能決定簡報中與聽眾的互動方式。
面對願意積極發表意見的聽眾，不影響簡報目標的情況，多一些發表的機會，讓他們表現自己，展現所學，活動氣氛；而面對害羞內向的聽眾，也不用勉強他們，不影響教學目標的情況，讓互動簡單一些，也是一種體貼。
這個可以在簡報的當下，再根據現場情況做彈性的調整。
3. 聽眾理性感性，決定如何敘述
第三個角度，我們可以針對聽眾屬於理性人還是感性人，決定簡報內容的組成。
當聽眾理性嚴謹、善於分析的組成，簡報內容就要用數據支撐，邏輯展示，才能讓聽眾投入並信服；當聽眾感性柔情、充滿創意，簡報內容就能多講故事、個人啟發來使聽眾沈浸於簡報之中。
如何判斷聽眾的特質呢？對內報告一樣是靠觀察，對外報告則是會根據產業、說話方式、行事風格、個人經驗等來做判斷。
（延伸閱讀：《溝通力專欄：讓人無法拒絕的四色人格溝通 閱讀心得》）
總結
這篇文章在談如何分析聽眾，幫助我們有效的準備一場簡報。
需要分析聽眾的原因，是因為多數簡報不是個人的表演，而是滿足聽眾需求、解決聽眾問題的過程。
文中我們提到了三個技巧，分別是：
1. 根據權力分析，知道講給誰聽
2. 根據需求狀態，知道要講什麼
3. 根據聽眾特質，知道如何表達
聽眾是簡報成敗的斷定者，因此聽眾分析是影響簡報成敗的重要關鍵。
養成受眾思維，凡事多為對方想一步，簡報溝通的效果就會大大提升。
只有學會分析聽眾，你才能踏入簡報的世界。
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