【破除簡報設計的三大迷思,避免白費努力、無效溝通】

撰寫日期:2022.08.15 作者:FAHAHA|翁順法

大多數人應該和我一樣,是大學時期才開始接觸簡報。以前國小、國中、高中的時候,其實也需要上台說話,但那時候並沒有使用投影片。

不知道大家有沒有仔細想過一件事:為什麼要花時間做投影片呢?投影片的目的到底是什麼?

我想請你先暫停,自己思考一下,因為這很重要。

了解目的,才能掌握重點。任何學習和工作都是如此。

想完了嗎?好,那要跟你分享我的答案了:製作投影片的目的,是為了加速溝通的效率。

這其實很合理。投影片多了視覺的輔助,比如:圖示、圖片、圖表、表格…等等,應該要能夠幫助講者更容易講述複雜、抽象的概念,和聽眾有效率的溝通。

但是你會發現,很多人在花了大量時間做投影片後,並沒有讓聽眾更容易懂,反而讓聽眾困惑,心中暗自碎念:「我還不如自己看資料就好」。

投影片明明就應該加速溝通的效率啊,為什麼讓聽眾更不懂,也讓講者很挫折呢?

就過去的教學經驗,我認為是因為很多簡報製作者在學習和製作投影片的過程,沒有搞清楚投影片的「目的」到底是什麼,而有一些錯誤迷思,導致無效的努力。

這一篇文章,大家分享我觀察到的簡報設計三個迷思。

避開三個迷思,才能讓簡報有效溝通,不再浪費自己和聽眾的寶貴時間。

準備好了嗎?那我們開始吧!


一、簡報設計迷思一:設計感的迷思

簡報設計最常見的迷思,就是把「設計」投影片當成「裝飾」投影片。

這個迷思會發生,就在於沒有釐清簡報設計的目的:達成有效的溝通。

很多人在做簡報時,仍然是帶著製作文件的思考模式。他們把段落的資料,拆成條列式,直接放入投影片中,就認為這樣比較好懂了。

接著,他們就開啟了「美工」模式。(這是他們認為 PowerPoint 和 Word 不一樣的地方)

純文字投影片「太單調」了?那就先加上個背景模板,讓畫面看起來豐富一點。
投影片看起來「太無聊」了?那就再加上一張可愛的動物圖片,感覺比較吸睛。
什麼?聽眾「聽到睡著」嗎?那一定是不夠生動,加上動畫吧,讓文字活起來。

就這樣,一張純白的投影片被畫成了大花臉。

FAHAHA 翁順法 簡報教學文章:誤把設計當裝飾 示意圖

聽眾原本要看懂、理解內容已經很累了,結果現在視覺上又干擾分心,就索性放棄不聽了。

這個問題會產生,就在於簡報者犯了「把設計當裝飾」的迷思,而忽略了這些「裝飾」並無法更有效的溝通。

因此,在執行每個設計手段時,可以先問自己:「我做這件事,有助於聽眾更理解我的意思嗎?」如果不行,就不要浪費時間和精力了。


二、簡報設計迷思二:字數少的迷思

這裡的「賈伯斯」,是「大圖滿版型簡報」的代稱。

由於賈伯斯當時在蘋果發表會意氣風發的演說,讓大家對於這種極簡又吸睛的簡報設計風格為之著迷。

一張圖搭配一句話,成為流行一時的設計風格。

當時我剛在接觸簡報時,也大受這類型的簡報風格影響。

甚至當時還聽過一些法則,告訴我們:投影片越好代表字越少、一張投影片不能超過13個字、內容要簡單到連阿嬤都看得懂(祖母法則)…。

示意圖 photo by xFrame

這類「賈伯斯式」的迷思,其實就是「字數」的迷思。因為當時大家受夠了只是把文字複製貼上的簡報,因此才大力推崇這種由講者主導,簡報只是說故事背景的潮流。

但,這是很大的誤會。

為什麼想要少?是為了避免聽眾沒耐心、不想看、看不懂,因此真正的重點不是「字數」,而是資訊呈現的方式。

真正的情況應該如《銷腦行銷》提到的這句話:「少,並不單指資訊形式上的少。少最根本的目的是大腦可以少投入,付出的代價少、容易掌握,做某件事不費力氣。一旦資訊過多,大腦就會產生決策焦慮,就會想要迴避決策。

另外,這類簡報最大的問題,是職場現實中適用性並不高。

你想像一下,假如你是某公司的管理階層,日理萬機,請底下員工報告公司業務近況讓你快速了解,結果員工每張投影片都這種大圖滿版,然後跟你說故事,你會不會很焦躁?

換個角度,這類型的簡報對於講者來說,也是極大的考驗。首先,因爲講者必須記憶大量的內容,只能看著一張圖、一句話,就要知道要講什麼;再來,這完全考驗講者的演繹能力,因為聽眾對於內容的理解完全仰賴講者的表現。

如果是難得且重要的大型演講,或許能用這類型的簡報呈現,但若是例行性的職場簡報,這類「賈伯斯式」的簡報,對於講者和聽眾來說,都不太實用。


person writing while using phone
誤把簡報當講義 示意圖 Photo by Pew Nguyen on Pexels.com

三、簡報設計迷思三:不遺漏的迷思

簡報設計的第三個迷思,是「誤把簡報當講義」。也就是說,簡報者把所有要講的內容都貼到投影片之中,頂多變成條列式,然後加上一點顏色變化。

這類型的迷思會出現,有兩種可能:第一,講者並沒有好好消化內容,所以就全部照放;第二,講者擔心會漏講一些資訊,因此全部放上去比較保險。

如果你屬於第二種,那這裡要跟你分享一個重要的觀念:投影片的目的不在於「完整」呈現資訊,而是讓聽眾用最短的時間,快速掌握重點

如果簡報者只是毫無差別地將資訊放上去,然後照唸,就失去了簡報者的價值。還不如讓聽眾自行閱讀,再向講者提問就好,這樣反而是比較有效的溝通。

要知道,講義和投影片的「目的」是不相同的。講義是為了完善資訊,投影片是為了快速理解。


如果你的問題是:「這樣不就等於要做課程或演講的檔案,還要另外做講義的檔案嗎?

我認為,最好的方式確實這樣。我自己的作法,是把講義用簡單的文字呈現,沒有裝飾,並留下一些空白處讓聽眾根據自己的需求補充。

另外,你也可以思考看看:真的需要講義才能學習嗎、講義的目的是什麼、講義和課程簡報相同真的能夠相輔相成,達成有效溝通嗎…?

或許,你會找到最適當的解決方法。


總結

這篇文章,我們談了簡報設計的三個迷思,分別是:設計感的迷思、字數少的迷思、不遺漏的迷思。

這三個迷思的產生,是因為我們多數人在學習及製作投影片的過程沒有意識到:投影片最重要的目的,是加速講者和聽眾溝通的效率。

如果你的努力無法提升溝通效率,那就是無效的努力,甚至是負向的努力,比不做還糟糕。

設計每張投影片時,鼓勵大家從「目的」思考,找出真正的重點,才能有效努力、有效溝通。


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