更新日期：2024.03.06 作者：翁順法 ｜ FAHAHA
如果你在準備一場簡報時，常常覺得思緒混亂，不知道從何做起，那你或許可以參考由日本人學家，川喜田二郎(Kawakita Jiro)，在歷經多年的野外考察後總結的 KJ 法。而KJ二字，就是來自這位人文學家的名字縮寫。
KJ法的概念，可以應用在許多情境中。包含：團隊合作、主持會議、組織簡報、企劃活動…協助我們發揮創意、釐清問題，並找出可行的行動方案。
接下來的文章，我會跟你分享，如何透過 KJ 法，來提升簡報內容的深度和廣度，並用更有邏輯的方式將腦中的想法表達清楚。
這篇文章有三個重點：
一、KJ法的使用時機與好處
二、KJ法的三步驟思考流程
三、KJ法的實戰案例分享
準備好了嗎？那我們開始吧！
一、KJ法的使用時機與好處
1. KJ法的使用時機
① 思緒混亂
假如你需要上台分享某個新主題，卻毫無頭緒，不知從而開始，就適合使用KJ法幫助自己理清思緒、組織內容。
② 主持會議
當小組中大家意見分歧、資訊眾多時，也適合透過KJ法來蒐集整理大家的想法。不過，這種情況就必須要有一個邏輯清晰的主持人。
③ 突破框架
如果你不想按照既定的「表達框架」來簡報，想要展現創意，吸引眾人目光，這時也可以透過KJ法才尋求靈感。
另外要注意的是，KJ法不太適合用於嚴謹的學術討論。因為它主要的目的是凝結眾人共識、激發新的想法，找到可行的行動方向。
2. 使用 KJ 法組織架構的好處
使用KJ法來組織表達的架構，比起直接透過直覺建立架構，可以帶來兩個好處：提升思維廣度、強化論述深度。
① 提升思維廣度
KJ法可以幫助我們跳脫直覺的限制，提升思維廣度，產生意想不到的創意。
當需要針對某個主題進行發想時，我們會因偏好、背景、經驗…等各種因素，限制了我們侷限思維，只根據「直覺」來表達。
但這樣一定會盲點，敘述也就缺乏說服力。
透過 KJ 法的思考流程，能幫助我們跳脫直覺，找到意料之外的靈感。
② 強化論述深度
KJ法的第二個好處，是能個強化論述的深度。
舉個例子。之前我在一堂表達課中，請學員思考一個主題：《年輕人應該具備什麼能力？》。某小組經過討論後，歸納出「經營人際關係」的能力。
但組長告訴我，他不知道等等上台怎麼講比較好。於是我透過提問，引導他思考更多內容，補足論述的深度。
我問他：「為什麼年輕人應該經營人際關係呢？」
他說：「因為在家靠自己，出外得靠朋友。」
我接著問：「為什麼出外得靠朋友呢？」
他說：「因為很多事情自己的能力有限，一定需要一些社交連結，讓辦事更有效率。」
我問：「有沒有什麼具體事件能說明呢？」
他說：「他之前遇到一個法律上的困擾，上網怎麼查都看不懂，但還好有認識的朋友剛好可以解答，省去很多試錯的時間。」
在這樣一問一答之中，其實就是KJ法激發創意的過程。你會因為提出問題，激發出許多原先沒想到的創意，變成精彩、獨特、吸引人的故事，支撐你的論點。
接下來，我們談談：實際上如何透過KJ法，來建立表達架構。
二、KJ法的三步驟思考流程
先說，我認為 KJ 法只是輔助思考的工具，沒有一定要怎麼做才「正確」。最重要的是，能不能幫你突破框架、更有邏輯的表達想法。
當確認完簡報的目的、對象與時間後，我們就可以進入 KJ 法的第一步驟：自由發想。（參考文章：簡報該怎麼說重點？三個關鍵，讓你說重點也說中點）
步驟一：自由發想
《邏輯思考的本質》告訴我們：「創意的質量」和「點子的數量」是高度正相關的。因此，自由發想的意思，就是指我們針對簡報的方向，盡可能的把腦中所有的想法都抽取出來，不要遺漏。
只要我們有辦法想出愈多點子，就越可能刺激思考，激發預料之外的創意。
在自由發想這個步驟有三個小撇步：時間限制、三不原則、便利貼法。
1. 時間限制
雖然我們說點子越多，創意的質量可能越高，但我們仍需要給自己時間限制的壓力，才能專注思考、提升效率，不會陷入無窮發想卻無法收斂的窘境。
如果主題不大，通常可以先發想個5到15分鐘，然後就進入下一步。
2. 三不原則
前面我們說過，KJ法就是為了擺脫直覺的限制，盡可能先抽出最多的點子。
因此發想的過程要保持「不議論」、「不批判」、「不解釋」的三不原則。即便有的點子你當下覺得滿爛的也沒關係，先寫下來就對了。
很多時候，高明的創意都來自普通點子之間的重新排列組合。
3. 便利貼法
KJ法最常使用的工具是便利貼，因此也有人把它叫做便利貼法。因為便利貼取得方便、移動方便、丟棄方便。
便利貼法的使用方式，就是在每一張便利貼上寫下一關鍵字或關鍵句，不用太詳細，只要能看懂就好了。
經驗上的建議，使用便利貼發想法盡量寫下超過30張的便利貼，效果比較好。
步驟二：重點分類
當列出超過30張便利貼，或是時間結束後，就要透過共同特徵，將所有素材分成成 2~5類，成為簡報的重點架構。
一般來說，重點不會超過五類，否則對於聽眾的大腦負擔就會太重，簡報的效果就會大幅下降。
比較常見的作法，是把重點分成三類，既不會感覺太少，也不會太多造成聽眾的認知負擔。
舉個例子：有個簡報題目是：《如何挑選真正的朋友》。在自由發想階段你寫下這些便利貼：善良、誠實、負責、有時間概念、誠懇、幽默、有好奇心、敢冒險、見識廣、高EQ、同理心、有目標、行動力強…
這時候你可以怎麼做分類呢？如果是我，可能會分成兩大類：「內在特質與外在行為」。
| 內在特質 | 善良、誠實、負責、誠懇、幽默、有好奇心、高EQ、同理心… |
| 外在行為 | 敢冒險、見識廣、有目標、有時間概念、行動力強… |
這邊要提醒大家的是，所謂的分類並沒有標準答案，只是為了提供聽眾一個更容易理解的框架。比如上述的案例，你也可以把這些特質分成「生活面」與「工作面」。
但要注意的是，我們分類的重點，需要符合「不重複、不遺漏」的 MECE 原則。
什麼意思呢？
舉例來說。假設有個外星人來訪地球，請你跟他介紹人類是什麼物種。
你可以根據「生理性別」分成兩類：生理男、生理女；你也可以根據「地理位置」分成五類：亞洲人、歐洲人、非洲人、美洲人、大洋洲人；但你不能把人類分成男人、女人和小孩，因為這樣就犯了「重複」的問題。
步驟三：優化順序
我們常說簡報要有邏輯，但到底什麼是「邏輯」呢？
簡單來說，邏輯就是分類和排序。分類，能夠提供聽眾容易理解的框架，排序，則能夠讓簡報更具備連貫性與吸引力。
因此，上一步分類重點結束後，我們可以繼續往下思考：簡報的順序該如何編排。
最後一段，我們來看看 KJ 法的實戰應用案例。
三、KJ法表達的實戰應用
有位健身教練正在準備一場演講，要向應屆畢業生介紹運動醫學系將來的職涯發展，並鼓勵大家加入這個產業。
接下來，就以這個案例來示範 KJ 法在實務上的使用情形。
1. 自由發想
在這個步驟，該為健身教練花了 15 分鐘的時間發想，寫下了這些便利貼：工作自由、工作結合興趣、增肌、瘦身、持續進修維持新知、放鬆、快樂、健身動作指導、矯正訓練、防護（預防傷害）、訓練進程邏輯、運動表現、保健、休閒…（省略）
2. 重點分類
接著，他根據自由發想的內容，將其分成三大重點：
- 專業面：健身動作指導、矯正訓練、防護（預防傷害）、訓練進程邏輯……
- 客戶面：增肌、瘦身、運動表現、保健、休閒、快樂……
- 工作面：工作自由、工作結合興趣、持續進修維持新知……
3. 優化順序
最後，他決定由淺而深的敘述。先講環境面，吸引學生的興趣；接著講專業面，分享工作的眾多面向；最後講客戶面，分享具備專業後，能為客戶帶來的幫助。
等到內容邏輯定位後，他在根據演講時間的限制，適當的調整篇幅，並準備開始製作投影片。
以上，就是KJ法使用於簡報中的案例說明。
總結
這篇文章介紹了規劃簡報中的經典思考流程：KJ法。
KJ法能幫助我們擴展思路，激發更多創意，並用有邏輯的方式表達清楚。
使用KJ法來組織內容時，可以透過三個步驟來思考：自由發想、重點分類、優化順序。
KJ法是重要的基本功，看似不難，卻不易掌握，需要不斷練習，才能了解其中的眉角。
希望這篇文章能夠幫助你在準備簡報的過程更有方向，提升簡報的表現。
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